Unternehmen müssen sich beispielsweise wegen der Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) um eine zuverlässige E-Mail-Archivierung kümmern. Danach sind Unternehmen verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und maschinell auswertbar vorzuhalten. Es muss außerdem sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können.
Aber es sind nicht nur rechtliche Vorgaben, die den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierung sinnvoll erscheinen lassen. Da heute Angebote vielfach nur noch digital vorliegen, ist es dank einer zentralen E-Mail-Ablage einfacher für Mitarbeiter, auf bestehende Daten zuzugreifen und diese in angepasster Version zu verwenden. Das wiederum erhöht die Produktivität und erhöht die Verfügbarkeit von Informationen. Außerdem schützt ein zentraler Sicherungsserver vor Datenverlusten.
MailStore-Server erlaubt Ihnen die zentrale Archivierung der
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